「以前完全沒有系統輔助的時候，將近五年吧。用完之後才發現，天堂！原來管理這麼多門市可以這麼輕鬆！」嘉合企業社張老闆笑著說。
嘉合企業社經營超商加盟店，目前團隊規模大約27人。老闆身兼老闆與會計兩個角色，一手包辦排班、打卡核對、薪資結算等所有內部管理事務。
談到當初為什麼會投入這個產業，老闆說是因緣際會。之前打工時期就做過類似行業的工作，在外面磨練過之後決定自己創業。
「現在很多老闆都會遇到找不到PT、員工不來上班的狀況，到最後可能老闆都要自己下去顧店。」他說，這也是他創業時的初衷之一：創造一個還不錯的就業環境。
在用系統之前，最讓老闆困擾的是核對考勤。「員工很常會忘記簽退，我不會每天去核對，一定是結算薪水的時候才拉考勤表出來核對，才發現這個人沒簽到、那個人晚簽，一大堆問題。」
但真正的痛點是特休天數的計算。「以前都是用紙本登記，如果紙本沒帶在身上，員工問我一次，我就要翻一次。」
尤其超商產業大量聘用PT、正職工時不一，特休天數必須依照工時比例換算。
例如正職一天上8小時、PT只上4小時，滿一年特休7天的話，PT就只能拿到3.5天。這種換算如果沒有系統輔助，全部要靠人工一筆一筆核對，非常耗時。
老闆第一次認識 aibou Crew 是多年前在FB上看到廣告，但當時覺得費用偏高。
「那時候基本時薪還沒漲，才160多塊而已，現在已經198了」。之後他陸續問了好幾家系統，有的報價一個員工要2、3萬，有的是打卡功能另外收費，「如果你要結算薪水，他又要再跟你收一次錢」。
最後會回來使用 aibou Crew，是遇到短期的「買一送一」方案。
「現在27個人，一個月大概196一個人，算下來5千3左右。」跟他問到動輒2、3萬的行情，甚至請一位會計師的費用都要3萬多相比，這個負擔對他來說並不重。
導入的過程也很順利，大約一週就完成上手。「幾乎都是我自己在弄，員工只要負責打卡就好。」
排班的時候，老闆特別提到一個他很喜歡的細節：最近上線的跨店排班功能。
解決了他長期以來的困擾：過去排班只能單店操作，A門市的人只能排A門市；但門市一多，經常會需要調度人力互相支援。
「有些人可能要去支援A店、B店，現在甚至手機上就可以直接處理，太好了。」
老闆也養成了每天、或每兩三天登入系統看一次考勤的習慣，讓問題可以提早發現、提早處理，不用再等到結算薪水那天才一次面對一堆異常。
系統的即時性也讓他印象深刻。有一次店裡薪資、打卡有爭議，透過排班數據可以快速檢查、並把加班費算對，問題很快就有答案並修正。「像我們會有夜班，跨夜計算不易，這類狀況反應很快，我覺得還不錯。」
有一次值夜班的員工沒來上班，他一時聯絡不上人，但透過系統裡員工自己填寫的居住地址，他直接找到員工住的大樓，上門把對方叫醒。
這種「打開手機就能查到員工基本資訊」的便利性，是過去用紙本管理時無法辦到的。
除了考勤跟排班的效率提升，老闆也提到，系統讓他能更快掌握門市之間的人力調度。原本讓他頭痛的特休試算，現在系統會自動依工時比例換算，不用再一筆一筆人工核對。
被問到如果有其他老闆還在猶豫要不要導入系統，會怎麼建議，老闆的看法很務實：「我覺得這個系統適合的對象，應該是老闆兼會計、越做事情越多、頭很痛的那種。如果只有3到5個人，可能花不到半小時就能自己搞定，不一定需要系統。但只要規模到10個到上百人，管理的問題就會一直浮現出來。」
至於還在用紙本或Excel管理門市的同業，老闆也提醒：「特休計算就是一個問題，資料不見的風險也蠻大的。」
「你偷員工的薪水幹嘛？這種事情總有一天會包不住火，倒不如一開始就走合法的路。」他笑著說，這也是他自己最重要的管理原則。透明、合法，才能走得長久。
本文為 aibou Crew 用戶成功案例採訪整理，感謝嘉合企業社老闆撥冗分享經營心得。
